6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU
Aydınlatma Metni
Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 10. maddesi uyarınca, USBED Konferansı’na başvuran ve katılan kişilerin kişisel verilerinin nasıl işlendiğini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
1. Veri Sorumlusu
Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla USBED Konferansı Düzenleme Kurulu tarafından işlenmektedir.
Veri sorumlusunun tüzel kişilik unvanı, açık adresi ve varsa VERBİS kayıt bilgisi bu bölüme eklenecektir.
İletişim: usbedconference@gmail.com
2. İşlenen Kişisel Veriler
- Kimlik bilgileri: ad, soyad, unvan
- İletişim bilgileri: e-posta adresi, telefon numarası
- Mesleki bilgiler: çalışılan kurum, fakülte/bölüm, ülke
- Akademik tanımlayıcı: ORCID numarası
- Bildiri içeriği: başlık, özet, tam metin ve yüklenen dosya
- Katılım bilgileri: sunum tercihi, sunum dili, katılım biçimi
3. İşleme Amaçları
- Bildiri başvurularının alınması ve hakem değerlendirmesinin yürütülmesi
- Kabul/ret bildirimlerinin ve kabul mektuplarının hazırlanması
- Konferans programının oluşturulması ve duyurulması
- Katılım belgesi ve sertifika düzenlenmesi
- Bildirilerin ISBN'li konferans kitabında yayımlanması
- Katılım ücreti ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi
- Konferans organizasyonuna ilişkin iletisimin sağlanması
4. Hukuki Sebep
Kişisel verileriniz, KVKK md. 5/2-(c) uyarınca bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve md. 5/2-(f) uyarınca veri sorumlusunun meşru menfaatleri hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.
Konferans duyurularının gönderilmesi gibi pazarlama nitelikli işlemler ise yalnızca açık rızanız alınarak yapılır. Bu rızayı vermeniz başvurunuzun değerlendirilmesi için gerekli değildir ve dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
5. Verilerin Aktarılması
Bildiri içeriğiniz, değerlendirme süreci kapsamında konferans bilim kurulu üyelerine ve hakemlere aktarılır. Değerlendirme kör usulle yapılır.
Kabul edilen bildiriler, yazar adı ve kurum bilgisiyle birlikte konferans programında ve ISBN’li bildiri kitabında kamuya açık olarak yayımlanır. Bildiri göndererek bu yayımı kabul etmiş sayılırsınız.
Yurt dışına aktarım. Aşağıdaki iki durumda verileriniz yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcıların sunucularında işlenir:
- Bot koruma hizmeti. Bildiri gönderim formu, otomatik başvuruları engellemek için Cloudflare Turnstile hizmetini kullanır. Bu kapsamda IP adresiniz ve tarayıcınıza ilişkin teknik veriler Cloudflare, Inc. (ABD) tarafından işlenir. Hizmet çerez kullanmaz, kişisel profilleme yapmaz ve reklam amaçlı veri toplamaz; yalnızca isteğin bir insandan gelip gelmediğini değerlendirir. İşlemenin hukuki sebebi, form güvenliğinin sağlanmasına yönelik meşru menfaattir (KVKK md. 5/2-(f)).
- E-posta yazışmaları. Konferans sekretaryası yazışmalarını Google LLC (ABD) tarafından işletilen bir e-posta hizmeti üzerinden yürütür. Bu nedenle başvuru bildirimleri, bildiri dosyanız ve sizinle yapılan yazışmalar anılan sağlayıcının sunucularında da bulunur.
Bunların dışında kişisel verileriniz, yasal yükümlülükler dışında üçüncü kişilerle paylaşılmaz ve yurt dışına aktarılmaz.
6. Saklama Süresi
Başvuru verileri ve yüklenen dosyalar, konferansın tamamlanmasından itibaren 2 yıl saklanır ve bu sürenin sonunda silinir.
Bildiri kitabında yayımlanmış metinler ise bilimsel yayın niteliği taşıdığından kalıcıdır ve saklama süresi sınırlamasına tabi değildir.
7. Haklarınız (KVKK md. 11)
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve buna ilişkin bilgi talep etme
- İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Verilerin aktarıldığı kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- Şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğarsa buna itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini talep etme
Bu haklarınızı kullanmak için usbedconference@gmail.com adresine yazılı başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.